Warum ist das so, dass man sich teilweise ewig vor Aufgaben drückt?

Ich hatte seit Monaten meine Steuer zu machen und immer sind mir „Dinge“ eingefallen die wichtiger waren.

Und dabei ist es ja gar nicht schlimm!

  • Zum einen habe ich einen Steuerberater und muss es lediglich vorbereiten.
  • Zum anderen bekomme ich ja Geld und muss keines bringen.  

Und dennoch rutschte es immer wieder aus dem Fokus. Was macht mich zum Proknastinator?

Aufschieberitis also Prokrastination , nennt man (unnötiges) hinausschieben bzw. das Pausieren von Aufgaben, die wir, so oder so, erledigen müssen.

Liegt es daran, dass die Aufgaben zu fade und zu öde sind? Sind wir schlicht zu faul? Ist das diese Nullbockgeneration von der man überall spricht? 😉Oder fühlen wir uns überfordert und haben Angst unsere Komfortzone zu verlassen?

Was genau die Gründe sind weiß ich nicht. Ich für mich habe jedoch einen Weg gefunden besser mit dieser unliebsamen Eigenschaft umzugehen und meine Aufgaben transparent zu verwalten und kontinuierlich abzuarbeiten.

Es gibt nichts Gutes, außer man tut es! Erich Kästner

Die Magie liegt jedoch darin Babyschritte zu machen. Die scheinbar schlimmen Aufgaben verlieren somit ihren Schrecken da man, alles in kleine, leicht verdauliche Häppchen, eingeteilt hat. Für mich ist dies eine hervorragende Methode um aus dem Aufschiebe Spiel herauszukommen.

  • Mache die Aufgaben transparent – ich verwende hierfür mein Peronalkanbanboard – sammle alles was erledigt werden soll. Also schreibe die Aufgaben die Du erledigen willst und / oder musst auf und sammle sie in einem Backlog. Dies ist kein starrer Prozess. Immer wenn Dir neue Aufgaben einfallen zu Dir kommen schreibe diese auf und packe sie in ein Backlog. Dies kann Digital sein, ein Schuhkarton mit Postits oder eine Liste auf einem Block. Das ist ganz egal.
  • Schneide sie in Teilaufgaben mit denen Du zurechtkommst – die Dich nicht zu sehr erschrecken oder zu lange anöden. Mir hilft es dabei sie in S (kürzer als 1h), M (unter 4h) und L (über 4h) einzuordnen. Die kleinen / kurzen Sachen mache ich dann, wenn ich mal zwischendurch Zeit habe. Alles ab M plane ich ein.
  • Achte darauf, dass Du Dir nicht zu viel auf einmal vornimmst. Begrenze Deine Arbeit. Wenn Du zu viele Bälle gleichzeitig in der Luft hast, läufst Du Gefahr Dich zu verzetteln. Das Erfolgserlebnis bleibt aus. Ich versuche immer nur eine Aufgabe gleichzeitig zu bearbeiten, erlaube mir jedoch eine S Aufgabe Zwischendurch zu machen, wenn sichergestellt ist, dass ich sie an einem Stück abschließe.
  • Setze Dir ein Duedate, also ein Fälligkeitsdatum, für jede Aufgabe an dem sie erledigt sein soll. Ich habe mein Due in meinem Backlog welches ich digital verwalte. Die Aufgaben, die ich mir konkret vornehme, sollen innerhalb von zwei Wochen erledigt sein. Alle zwei Wochen, immer sonntags, ziehe ich Aufgaben aus dem Backlog nach. Hierbei achte ich stets darauf, dass ich auch das was ich mir vorgenommen habe schaffen kann. So ein Zweiwochenzyklus ist schneller vorbei als man denkt. Nicht jeden Abend nach der Arbeit hat man Zeit und Muße und manchmal ist man auch von externen Einflüssen abhängig. Der Versanddienstleister liefert das Werkzeug das man braucht verspätet oder das Regal in der Farbe in der man es haben will ist im Moment nicht verfügbar…
  • Arbeite sie ab! Tu Es!
  • Schau von Zeit zu Zeit zurück (Retrospektive) auf das, was Du getan hast und bewerte ob das was Du getan hast, gut ist. Wenn nicht ändere Dein Tun! Am Ende jedes Monats schaue ich über das Erreichte und lasse den letzten Monat Revue passieren. Versuche herauszufinden was gut lief (was muss ich tun um es beizubehalten?) und was nicht so gut lief (wie kann ich es verbessern?) 

Das Schöne an dieser Herangehensweise ist, dass Du einfach beginnen kannst. Auch wenn Du vielleicht noch nicht den perfekten Plan hast.
Im Gegenteil: Ich glaube tatsächlich, dass es manchmal kontraproduktiv ist zu viel Plan zu haben. Dadurch gerät man zu leicht in die Gefahr neue Ideen zu schnell auszusperren.

Das Board habe ich bei mir in der Küche auf den Küchenschränken mit Postits angelegt. So sehe ich es jeden Tag. Habe zum einen eine stetige Erinnerung an das was noch zu tun ist und zum anderen ist der Fortschritt immer sofort sichtbar für mich.

Natürlich gib es solche Boards auch digital und können auf Smartphones, Tablets oder am Rechner benutzt werden.

Zurück zu meiner Steuer:
Da das Jahr jetzt schon (fast) zur Hälfte wieder vorüber ist habe ich das Thema Steuer Anfang des Monats recht hoch Priorisiert in mein Backlog aufgenommen, für dieses Wochenende terminiert, und siehe da – heute erledigt. Gott bin ich stolz!

Michael Kaufmann