Anfangs dachte ich, dass die Frage schon hinreichend oft beantwortet und erläutert worden ist.
Es gibt Vorträge dazu und BlogArtikel. Und doch läuft sie mir immer wieder über den Weg.
Erst unlängst wieder. In einem Mentoring bei dem ich mit zwei Scrum Mastern arbeite. Die beiden haben diese Rolle recht neu inne und so wurde ich gefragt wie denn der Tag eines Vollzeit Scrum Masters / Agile Coach aussehen könnte.
Hier muss man wissen, dass sie im Moment noch mehrere Rollen inne haben und zwischen 30% und 50% Zeit für die Agilität aufwenden dürfen.
Als ich mir in der Vorbereitung für die nächste Session überlegte, wie ich die Frage beantworten würde, fiel mir auf das es gar nicht so einfach ist, zu erklären, was wir da eigentlich den ganzen Tag tun.
Klar können wir Überschriften aneinanderreihen wie Methoden und Meetings. Aber beschreibt das wirklich, was den Agile Coach oder Scrum Master ausmacht?
Also habe ich versucht es einfach mal jemanden zu erklären, der bis jetzt noch kaum Kontakt zu agilem Arbeiten hatte und dabei viel über mich und meine Arbeit gelernt.
Wenn wir im Netz schauen, werden uns einige Definitionen angeboten. Meist finden wir so eine Definition oder eine sehr ähnliche:
Der Agile Coach oder Scrum Master berät (coacht) Gruppen oder Einzelpersonen dabei Methoden und Instrumente zu lehren und leben und somit anpassungsfähig und selbstlernend zu werden.
Aber ist es das? Ist das alles? Verstehen wir mit diesem Satz was der Scrum Master oder Coach tut?
Wie würdet ihr erklären was eure Arbeit ausmacht wenn euer Gegenüber noch nie von Agilität gehört hat?
Den Stern benutze ich wenn es darum geht, dass ein Klient oder ein Team unzufrieden mit einem Meeting, einer Methode oder einer Regel ist. Er dient dazu Weiderstände und fehlende Akzeptanz zu visualisieren. Sind diese einmal identifiziert und für jeden sicht- und greifbar können auch Lösungen gesucht und angegangen werden. Diese Methode eignet sich besonders gut um Personen und Teams zu unterstützen die sich im Change befinden.
In meinem Beispiel habe ich das wöchentliche Team Jour Fixe genommen um zu verdeutlichen wie der Stern funktioniert. Dia Anzahl der Punkte ist im Beispiel mit 5 gewählt. In der realen Welt können das natürlich weniger oder mehr Punkte in der Liste auftauchen und bearbeitet werden.
Unser Team Jour Fixe findet wöchentlich dienstags um 09:00 Uhr statt mit der Dauer von 1 Stunde. Durch die Umstellung auf agile Arbeitsweisen sind Meetings wie Dailys, Estimations, Plannings und Retrospektiven dazu gekommen. Dadurch werden viele Themen, die vorher im Team Jour Fixe besprochen wurden, in anderen Meetings behandelt.
Immer mehr sieht das Team den Termin als zusätzlichen Ballast der nur noch einen geringen Mehrwert bietet.
Aus diesem Grund haben wir in einer Retrospektive das Team Jure Fixe zum Thema gemacht und geschaut was wir daran verbessern können.
Im ersten Schritt wurden die Dinge gesammelt, die uns störten. Dabei ist es wichtig, dass alles auf den Tisch kommt und jeder ehrlich seine Meinung sagt. Das ganze natürlich unter den Abmachungen die für Feedback gelten. Also Ich-Botschaften, beschreibend im Gegensatz zu bewertend, wertschätzend, etc…
Hier kam heraus, dass das Team Jour Fixe zu lange dauert, es wenig Mehrwert bietet, einigen Mitarbeitern zu früh ist, das Intervall (1x / Woche) als zu häufig empfunden wird und einige Mitarbeiter lieber ihr Backlog abarbeiten würden als diesen Termin wahrzunehmen…
Das war erstmal ein ganz schön heftiges Ergebnis für mich. Wenn ich ehrlich bin, hat mich das schon erschreckt. In meiner kleinen Welt war das Meeting gut wie es war und hatte sich über Jahre bewährt und nun fanden es alle doof. Ohje…
Schauen wir uns doch mal die Gründe an:
In den Agilen Meetings wie Daily & Retrospektive wurden viele Themen bereits besprochen, die wir früher im Team Jour Fixe abgehandelt hatten.
In Planning, Estimation und Refinement wurden die meisten fachlichen Fragen geklärt.
Aus den beiden vorangegangenen Gründen wurde das Team JF als zu lange und zu häufig wahrgenommen.
Die beiden neuen Mitarbeiter waren, im Gegensatz zu der „alten“ Truppe nicht ausgewiesene Frühaufsteher und kamen nicht so gut damit klar, morgens um 09:00 Uhr schon Meetings zu haben.
Also sooo schlimm war es dann doch nicht. Puh…
Vor allem konnten wir recht schnell durch das transparent machen der Themen überlegen was wir unternehmen konnten.
Innerhalb von wenigen Minuten hatten wir für jede Zacke des Sterns eine Lösung beschlossen mit der Auflage, dass wir in 2 Monaten nochmal auf die Veränderungen schauen um zu sehen ob sie auch wirklich geholfen haben.
Unser neues Team Jour Fixe war nun jeden zweiten Dienstag, von 11:00 Uhr – 11:30 Uhr mit der Option, dass wir es absagen wenn es keine Themen gibt. Um dies festzustellen haben wir uns eine Agenda gebaut in die jeder Themen eintragen darf wenn er eines hat.
Es wurde also wirklich nur noch ein Team JF abgehalten wenn auch wirklich etwas zu verkünden oder besprechen da war.
Zusätzlich haben wir einen Punkt mit ins Planning aufgenommen in dem darauf geschaut wird, dass der einzelne Mitarbeiter nicht zu viele Themen gleichzeitig bearbeiten muss.
Wie oben schon gesagt, der Stern kann auf sie meisten Fragestellungen angewendet werden und hilft durch Transparenz bei der Verbesserung von Meetings und Methoden. Ich wünsche euch viel Spass & Erfolg damit
Warum ist das so, dass man sich teilweise ewig vor Aufgaben drückt?
Ich hatte seit Monaten meine Steuer zu machen und immer sind mir „Dinge“ eingefallen die wichtiger waren.
Und dabei ist es ja gar nicht schlimm!
Zum einen habe ich einen Steuerberater und muss es lediglich vorbereiten.
Zum anderen bekomme ich ja Geld und muss keines bringen.
Und dennoch rutschte es immer wieder aus dem Fokus. Was macht mich zum Proknastinator?
Aufschieberitis also Prokrastination , nennt man (unnötiges) hinausschieben bzw. das Pausieren von Aufgaben, die wir, so oder so, erledigen müssen.
Liegt es daran, dass die Aufgaben zu fade und zu öde sind? Sind wir schlicht zu faul? Ist das diese Nullbockgeneration von der man überall spricht? 😉Oder fühlen wir uns überfordert und haben Angst unsere Komfortzone zu verlassen?
Was genau die Gründe sind weiß ich nicht. Ich für mich habe jedoch einen Weg gefunden besser mit dieser unliebsamen Eigenschaft umzugehen und meine Aufgaben transparent zu verwalten und kontinuierlich abzuarbeiten.
Es gibt nichts Gutes, außer man tut es! Erich Kästner
Die Magie liegt jedoch darin Babyschritte zu machen. Die scheinbar schlimmen Aufgaben verlieren somit ihren Schrecken da man, alles in kleine, leicht verdauliche Häppchen, eingeteilt hat. Für mich ist dies eine hervorragende Methode um aus dem Aufschiebe Spiel herauszukommen.
Mache die Aufgaben transparent – ich verwende hierfür mein Peronalkanbanboard – sammle alles was erledigt werden soll. Also schreibe die Aufgaben die Du erledigen willst und / oder musst auf und sammle sie in einem Backlog. Dies ist kein starrer Prozess. Immer wenn Dir neue Aufgaben einfallen zu Dir kommen schreibe diese auf und packe sie in ein Backlog. Dies kann Digital sein, ein Schuhkarton mit Postits oder eine Liste auf einem Block. Das ist ganz egal.
Schneide sie in Teilaufgaben mit denen Du zurechtkommst – die Dich nicht zu sehr erschrecken oder zu lange anöden. Mir hilft es dabei sie in S (kürzer als 1h), M (unter 4h) und L (über 4h) einzuordnen. Die kleinen / kurzen Sachen mache ich dann, wenn ich mal zwischendurch Zeit habe. Alles ab M plane ich ein.
Achte darauf, dass Du Dir nicht zu viel auf einmal vornimmst. Begrenze Deine Arbeit. Wenn Du zu viele Bälle gleichzeitig in der Luft hast, läufst Du Gefahr Dich zu verzetteln. Das Erfolgserlebnis bleibt aus. Ich versuche immer nur eine Aufgabe gleichzeitig zu bearbeiten, erlaube mir jedoch eine S Aufgabe Zwischendurch zu machen, wenn sichergestellt ist, dass ich sie an einem Stück abschließe.
Setze Dir ein Duedate, also ein Fälligkeitsdatum, für jede Aufgabe an dem sie erledigt sein soll. Ich habe mein Due in meinem Backlog welches ich digital verwalte. Die Aufgaben, die ich mir konkret vornehme, sollen innerhalb von zwei Wochen erledigt sein. Alle zwei Wochen, immer sonntags, ziehe ich Aufgaben aus dem Backlog nach. Hierbei achte ich stets darauf, dass ich auch das was ich mir vorgenommen habe schaffen kann. So ein Zweiwochenzyklus ist schneller vorbei als man denkt. Nicht jeden Abend nach der Arbeit hat man Zeit und Muße und manchmal ist man auch von externen Einflüssen abhängig. Der Versanddienstleister liefert das Werkzeug das man braucht verspätet oder das Regal in der Farbe in der man es haben will ist im Moment nicht verfügbar…
Arbeite sie ab! Tu Es!
Schau von Zeit zu Zeit zurück (Retrospektive) auf das, was Du getan hast und bewerte ob das was Du getan hast, gut ist. Wenn nicht ändere Dein Tun! Am Ende jedes Monats schaue ich über das Erreichte und lasse den letzten Monat Revue passieren. Versuche herauszufinden was gut lief (was muss ich tun um es beizubehalten?) und was nicht so gut lief (wie kann ich es verbessern?)
Das Schöne an dieser Herangehensweise ist, dass Du einfach beginnen kannst. Auch wenn Du vielleicht noch nicht den perfekten Plan hast. Im Gegenteil: Ich glaube tatsächlich, dass es manchmal kontraproduktiv ist zu viel Plan zu haben. Dadurch gerät man zu leicht in die Gefahr neue Ideen zu schnell auszusperren.
Das Board habe ich bei mir in der Küche auf den Küchenschränken mit Postits angelegt. So sehe ich es jeden Tag. Habe zum einen eine stetige Erinnerung an das was noch zu tun ist und zum anderen ist der Fortschritt immer sofort sichtbar für mich.
Natürlich gib es solche Boards auch digital und können auf Smartphones, Tablets oder am Rechner benutzt werden.
Zurück zu meiner Steuer: Da das Jahr jetzt schon (fast) zur Hälfte wieder vorüber ist habe ich das Thema Steuer Anfang des Monats recht hoch Priorisiert in mein Backlog aufgenommen, für dieses Wochenende terminiert, und siehe da – heute erledigt. Gott bin ich stolz!
